yuki Online boekhouden zonder zelf te boekhouden. Scannen, mailen en klaar!
RSS
Startpagina
Help
Veel bekeken antwoorden
Tips & Trucs

Accountants
API Documentatie

Login/Logout
Taal
Profiel

Zoeken
»
Uitgebreid zoeken »

Memoriaalboeking importeren

RSS
Modified on wo, 08 jan 2014 17:53 by Simon den Dubbelden Categorized as Development

Algemene informatie

Yuki stelt je in staat om bepaalde memoriaalboekingen te importeren, gebruik makend van een eenvoudig formaat. Dit is erg handig voor regelmatig terugkerende boekingen zoals loonjournaalposten en afschrijvingen e.d.. De importfunctie vindt je in Boekhouding | Memoriaal. Deze functie is beschikbaar als je de juiste Rol hebt. In de taakbalk vind je een link om het importbestand op te vragen. Je kunt het importbestand ook via de gebruikelijke weg uploaden.

Het importformaat

Het importbestand moet een zogenaamd CSV (Comma Seperated Values) bestand zijn. (velden gescheiden door komma's of door punt-komma's (;)) Dit bestand kan bijvoorbeeld worden aangemaakt vanuit Excel. Op Apple lukt dat niet altijd, omdat bijvoorbeeld de aanhalingstekens niet meekomen. Je kunt dan OpenOffice proberen. Memoriaal transacties kunnen ook als XML bestand worden aangeleverd (voorbeeld).

Dit XML bestand kan zowel direct worden geüpload of via de Yuki Webservice - Memoriaalboekingen worden aangeleverd.

Het bestand moet de volgende velden bevatten exact in de aangegeven volgorde:

  • regelnummer
  • datum- transactie datum ("dd-mm-jjjj")
  • omschrijving - omschrijving van de regel
  • grootboekrekening nummer - code uit standaard rekeningschema van Yuki
  • bedrag in euro - negatief is credit, positief is debet
  • KvK-nummer - (optioneel) identificator van de administratie (enkel nodig als je meer administraties in het domein hebt.
  • Relatie code - (optioneel) code die bij een relatie is opgeslagen (exacte overeenkomst).
  • Relatie naam - (optioneel) volledige naam van een relatie (exacte overeenkomst).

Toelichting

De eerste regel mag een kopregel zijn (met aanduiding van de kolomnaam) deze wordt echter niet gebruikt.

Als scheidingsteken mag je een komma ( , ) of punt-komma ( ; ) of enkele quote ( ' ) of dubbele punt ( : ) gebruiken. Het gebruik van punt-komma ( ; ) is het veiligste.
Het gebruik van aanhalingstekens (") is enkel noodzakelijk als de inhoud van het veld ook het gekozen scheidingsteken van velden bevat.

Het regelnummer opvolgend getal.
In datum mag ( - ) en ( / ) als scheidingsteken gebruikt worden.
Een bedrag mag geen scheidingstekens voor duizendtallen bevatten (dus niet 1.000,00 maar 1000,00)
Een grootboekrekening in Yuki moet inclusief een eventuele voorloopnul ingegeven worden ( dus niet 2450 maar 02450)
Het KvK nummer is slechts verplicht in domeinen met meerdere administraties.
De relatie code is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt.
De relatie naam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt.

Als de relatie code is meegegeven dan wordt er ALLEEN op die code gezocht. Als er GEEN relatie gevonden kan worden, wordt er aan de hand van de "relatie naam" een NIEUWE adreskaart aangemaakt. De relatie code alleen is dus NIET voldoende om een NIEUWE adreskaart aan te maken.

Bestand in Excel maken

Je kunt zo'n bestand eenvoudig in Excel maken. Let dan wel op ondestaande aandachtspunten:

  • zorg dat in het bedrag de duizendtallen niet gescheiden worden door een punt ( . ).
  • zorg dat de code van de grootboekrekening altijd 5 posities heeft. Excel maakt van 02450 al snel 2450. Je kunt dat voorkomen door de code met een enkele quote ( ' ) te beginnen dus '02450.
  • zorg dat het werkblad geen andere informatie bevat dan de te importeren regels.
  • bewaar de excel sheet in csv formaat (kies daarvoor bewaar als...)

Je kunt hier een voorbeeld excel sheet opvragen om mee te werken.

Voorbeeld 1

Voorbeeld van een importbestand:

1,"31-12-2005","Salaris december 2005","40000",7150.00,20118844
2,"31-12-2005","Salaris december 2005","40950",674.96,20118844
3,"31-12-2005","Salaris december 2005","40100",997.62,20118844
4,"31-12-2005","Salaris december 2005","40200",685.66,20118844
5,"31-12-2005","Salaris december 2005","40400",100.00,20118844
6,"31-12-2005","Salaris december 2005","17100",-1911.91,20118844
7,"31-12-2005","Salaris december 2005","17310",-1262,35,20118844
8,"31-12-2005","Salaris december 2005","17500",-674.96,20118844
9,"31-12-2005","Salaris december 2005","17000",-5759.02,20118844

Voorbeeld 2

Voorbeeld van een importbestand:

1,"31-12-2005","Salaris december 2005","40000",7150.00,20118844
2,"31-12-2005","Salaris december 2005","40950",674.96,2011884,2234,Dirk van Netwerk
3,"31-12-2005","Salaris december 2005","40100",997.62,20118844,,Dirk van Netwerk
4,"31-12-2005","Salaris december 2005","40200",685.66,20118844,2234
5,"31-12-2005","Salaris december 2005","40400",100.00,20118844,,
6,"31-12-2005","Salaris december 2005","17100",-1911.91,20118844
7,"31-12-2005","Salaris december 2005","17310",-1262,35,20118844
8,"31-12-2005","Salaris december 2005","17500",-674.96,20118844
9,"31-12-2005","Salaris december 2005","17000",-5759.02,20118844

Voorbeeld 3

Voorbeeld van een import bestand met verschillende combinaties van scheidingstekens, bedragformaten, lege regels en kolommenaantal

LineNumber,TrxDate,Description,GLCode,Amount,CompanyCoCNumber,ContactCode,ContactFullName
1,"31-12-2011","Salaris december 2011","40000",7150.00,"01046479",2321
2,"31-12-2011","Salaris december 2011","40950",674.96,01046479,2321,
3,"31-12-2011","Salaris december 2011","40100",997.62,01046479,
4,"31-12-2011","Salaris december 2011","40200",685.66,01046479,
5,"31-12-2011","Salaris december 2011","40400",100.00,01046479,2321,Apple Sales international
6,"31-12-2011","Salaris december 2011","17100",-1911.91,01046479
7,"31-12-2011","Salaris december 2011","17310",-1262,35,01046479,
8,31-12-2011,Salaris december 2011,17500,"-674,96",01046479,
9;31-12-2011;Salaris december 2011;17000;-5759.37;01046479;
,,,,,,,

Foutmeldingen, die kunnen optreden bij het importeren

  • Het importbestand dient het KvK-nummer van exact één administratie te bevatten.
    Het importbestand mag dus geen transacties voor meerdere administraties bevatten
    Als er in het domein meerdere administraties staan, moet het KVK-nummer in het bestand opgenomen worden.
    Als er in een domein maar één administratie staat, wordt het KVK-nummer niet gecontroleerd.
    CONTROLEER KVK nummer bij de administratie gegevens op niet-leesbare tekens
  • De boekingen zijn niet in evenwicht, er is een saldoverschil van "-xxxx,xx"
    De som van alle regels moet 0,00 zijn.
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. De boekingen zijn per datum niet in evenwicht.
    De datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet ook weer 0,00 zijn.
  • Een grootboekrekening met code "XXXXX" kan niet worden gevonden.
    Het grootboekrekeningnummer moet bekend zijn in Yuki. Is het nummer korter dan 5 cijfers dan plakt Yuki er automatisch een 0 voor.
  • Transactie regels hebben dezelfde ID: 3
    Het regelnummer moet uniek zijn
  • Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig. (De regel heeft een onjuist aantal kolommen: 6;;l;;)
    Iedere regel moet juiste aantal kolommen bevatten. Zie importformaat
  • Transactieregel is niet valide: De boekingsdatum is leeg.
    Datum zonder scheidingstekens 28122012 moet zijn 28-12-2012 28-12-12 is ook toegestaan
  • Transactie met regelnummer X kan niet worden verwerkt: Datum "31-04-2012" is een ongeldig datumformaat.
    31 april bestaat niet
  • Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Datum "2012-03-30" is een ongeldig datumformaat.
    Datumnotatie moet zijn DD-MM-EEJJ of DD-MM-JJ
  • Het opslaan van de transactie is mislukt. Boekingen voor de startdatum van de administratie zijn niet toegestaan.
    Zie veld "Boekhouding vanaf" bij de administratiegegevens
  • Import mislukt: Formaat niet bekend
    Vreemde tekens op plaatsen waar het programma ze niet verwacht. Bv. Dubbele quotes aan begin en eind van de regel
  • Transactieregel is niet valide: Geen transactieregels gevonden
    - Op iedere regel ontbreekt het bedrag. Daarnaast moeten ze <> 0,00 zijn.

















Templates voor import


Zie ook

www.yuki.nl