yuki Online boekhouden zonder zelf te boekhouden. Scannen, mailen en klaar!
RSS
Startpagina
Help
Veel bekeken antwoorden
Tips & Trucs

Accountants
API Documentatie

Login/Logout
Taal
Profiel

Zoeken
»
Uitgebreid zoeken »

Scannen, uploaden of mailen van documenten

RSS
Modified on di, 13 mrt 2012 09:28 by Simon den Dubbelden Categorized as Handleidingen

Scannen, uploaden of mailen

Er zijn drie manieren om informatie aan yuki ter verwerking aan te leveren: scannen, uploaden of mailen.

Scannen

De makkelijkste weg om documenten digitaal aan yuki aan te leveren is door ze te scannen met behulp van de yuki scan-wizard. De scan-wizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via onze scan-wizard aangestuurd worden. Wordt je scanner niet ondersteund, dan zul je de documenten eerst moeten scannen naar je computer om ze vervolgens naar je domein te uploaden. Bekijk ook de instructievideo in onze wiki .

De eerste keer dat je de knop Scannen gebruikt dient er eerst een kleine toepassing op je computer geïnstalleerd te worden. Volg de instructies op je scherm.

Later wordt het scannen nog uitvoeriger beschreven.

Uploaden

Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van je banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar yuki.

De centrale plaats voor het versturen van documenten en bestanden is de zogenaamde yuki-postbus. Die vind je onder de knop yuki.

Mailen documenten naar administratie

Je kunt ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen email-adres: domeinnaam@yukiworks.nl. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch aan je sturen, dan kun je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit email adres te laten sturen. Je kunt ze natuurlijk zelf ook doorsturen naar dit adres.

Naast het versturen van documenten per e-mail naar Yuki via domeinnaam@yukiworks.nl, zijn er nu de volgende extra mogelijkheden:
  • Als er meerdere administraties in je domein zijn, kun je via administratienaam.domeinnaam@yukiworks.nl je documenten rechtstreeks naar de juiste administratie e-mailen. Hierin is administratienaam de naam van de administratie, met alle spaties en puntjes vervangen door streepjes, en zonder B.V. of andere achtervoegsels. Bijv. het e-mail adres voor jouw Bedrijf B.V. wordt jouw-bedrijf.domeinnaam@yukiworks.nl (bijv ariba-holding.aribabv@yukiworks.nl). De documenten worden dan in Uitzoeken Yuki geplaatst.
  • Via mijn.domein@yukiworks.nl (waar domein jouw eigen Yuki domein-naam is, bijv mijn.aribabv@yukiworks.nl), kun je documenten rechtstreeks naar je eigen deel van het Yuki archief sturen (naar de "Zelf te ordenen" ordner, hier zijn geen kosten aan verbonden).

  • Iedere administratie heeft dus z'n eigen e-mailadres, maar het domein heeft maar een mijn.domein@yukiworks.nl adres. Omdat de documenten aangeleverd in 'Zelf te ordenen' door de gebruiker zelf worden afgehandeld, verwacht Yuki geen administratienaam

Mailadressen aanpassen

De domeinnaam is dus in 1e instantie leidend bij het opstellen van het e-mailadres, maar soms heeft dit onmogelijk lange e-mailadres namen tot gevolg, waarbij fouten snel gemaakt zijn en documenten naar een onbekend adres gestuurd worden en niet in het domein aankomen. Vandaar dat Yuki het mogelijk heeft gemaakt de domein/administratie e-mailadressen aan te passen.
De voor jouw domein geldende e-mailadressen kun je als volgt vinden en eventueel wijzigen.
Klik rechts bovenin het scherm op het woord ‘Domein’ en je krijgt de e-mailadressen te zien die je kunt gebruiken om documenten naar toe te sturen.

Afbeelding toevoegen















Deze adressen zijn door Yuki samengesteld, maar je kunt die als volgt aanpassen
  • Klik op de naam van de administratie
  • Klik op Afbeelding toevoegen en wijzig op het 1ste tabblad ‘Algemeen’ het ‘E-mail adres voor documenten’
  • Klik op 'Bewaren'

Opmerking : Hoewel het voorbeeld van het door Yuki aangemaakte e-mailadres anders doet geloven, zijn alleen letters en cijfers zijn toegestaan. Mail gestuurd naar het domeinadres in bovenstaand voorbeeld digicomm@yukiworks.nl ziet Yuki als zijnde bestemd voor de standaardadministratie. De naam van de standaardadministratie wordt vet afgedrukt.

Mail via de iphone applicatie

Een foto gemaakt met de Yuki iphone applicatie wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.nl blijft dus altijd bestaan. Mocht je dus meerdere administraties in een domein hebben, dan kun je op de bon, voordat je hem fotografeert en verzendt, de naam van de administratie schrijven.

Mail ontvangen in Yuki

Als er aan een e-mail 1 bijlage gekoppeld is dan wordt het document automatisch in 'Uitzoeken Yuki' geplaatst. Bevat een e-mail meerdere bijlages dan worden deze door de backoffice medewerker in de map 'Uitzoeken Yuki' gezet. Dit geldt natuurlijk niet voor mails gestuurd naar mijn.domeinnaam@yukiworks.nl

De grote diversiteit aan mogelijke e-mailadres namen, heeft er toe geleid dat Yuki de mails aangeboden aan een naam@yukiworks.nl adres eerst centraal ontvangt en pas daarna doorstuurt naar de desbetreffende domeinen. Mails met een onbekend Yuki e-mailadres worden echter niet verwijderd, maar opgeslagen. Als Yuki aan de hand van de gegevens in de mailheader kan achterhalen van wie of voor wie de mail bedoeld is, zal zij de gebruiker inlichten.

Opmerking : Bovenstaand heeft wel tot gevolg, dat je het e-mailadres van Yuki niet in de BCC moet opnemen, omdat dit adres niet wordt meegegeven in de mailheader.

Volgende hoofdstuk


Zie ook


  Name Size
- e-mail_adressen_domein.png 11,91 KB
- iccon_bewaren.png 1,07 KB
- icoon_wijzig.png 629 B
- scannen.gif 16,23 KB
www.yuki.nl